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      施工企業物資采購風險控制

      [摘要]集中采購相對傳統采購來說,更能適應企業尤其是大型施工企業集約化管理的需要。和傳統采購相比,集中采購無論是品類集中、方式集中還是組織集中,均產生了巨大的經濟效益,但是難點也在于對風險的控制與防范。基于此,針對施工企業物資集中采購存在的風險進行分析、識別并作出相應防范措施,有利于企業的健康有序發展。

      [關鍵詞]集中采購;風險控制;企業物資

      1物資集中采購現狀

      一般來說,施工企業物資集中采購是指為了建造特定構筑物而采取各類集中采購方式購進各種材料、機電設備、周轉材料及輔助材料等物資的過程。采購管理日漸成為企業管理的一項關鍵環節,是獲得企業生產資料的重要渠道保障。在這個過程中,施工企業的目標是以較低的采購成本獲取符合標準的各類物資,企業要對采購成本做出控制,就要盡可能以最低價格去采購,為最快速提高工作效率從而采用簡約的采購方式。采購管理是否能夠有效實施,采購行為是否得到有效監督,不僅影響著是否可以獲得合適的資源投入工程建設,對施工企業采購成本也是損傷,所以通過對施工企業物資集中采購進行全方位管理,對采購行為和過程實施有效監督,可以有效降低風險,從而獲得符合質量要求的物資資源。

      2物資集中采購風險辨識與分析

      風險簡單化來說指的是一些突如其來的意外,比如人造風險、經濟風險、自然風險和管理風險。表現在施工企業物資集中采購方面,如果一個企業管理制度尚未健全,采購未完全計劃好,而供應商那邊出現供貨不足,質量未達標、采購人員疏忽,采購過程出現錯誤,采購與企業需求不相符貨物,采購人員暗自操作對企業不負責等,這些都會關系到采購成本,給采購目標增加較大阻礙。[1]采購過程應該包括:采購計劃的確定、采購過程的實施、采購合同的簽訂、物資進場與結算等。根據風險分類表來辨識風險程度,采用直接經驗分析法,主要通過對采購計劃、采購管理、采購方式、供應商管理以及物資進場驗收結算付款等環節進行分析,調查了解市場行情,掌握價格波動起伏的原因與規律,產品從生產到使用的全生命周期質量控制,對這幾大類因素作出風險辨識。2.1內因風險。2.1.1采購管理風險。前文提到,在一些企業采購管理制度尚未完善、采購管理體制尚未健全,一些采購行為也不符合法律法規要求。其中,采購信息不公開、采購政策不合理、采購程序操作不規范、采購過程不透明、合同管理有漏洞、監管不到位等,這些都是采購管理面臨的潛在審計和法律風險。選擇合適的采購方式是達到采購目的的前提,如果采購方式選擇不正確,有可能給企業造成一定損失;采購文件作為表達采購訴求的重要文件,如果發生描述錯誤或者采購訴求表達不明確,也非常難以取得合適的采購結果;對供應商進入門檻的設定也要適當,充分了解市場行情(如價位、規模、運輸等),不能存在潛在的排他規定,進入實質評標階段的供應商應具備充足的競爭性,否則企業難以獲得理想的采購價格;采購過程也非常重要,操作流程偏離企業規定、個別供應商采用非法手段對采購進行干涉或干擾,評標辦法的合理設定、評標規則的操作性、采購專家的擇選,都能對采購結果產生較大影響,這些都可以視為企業采購管理內部風險。2.1.2供應商管理風險。除了內部風險,供應商作為采購過程中一個較難控制的外部因素,對于采購結果的實現起到非常關鍵的作用,如果供應商管理不當也會給企業帶來一定損失,比如對供應商了解不深、盲目選擇供應商、考核體系不完善,往往導致采購結果不理想。在采購過程中,對供應商進入門檻設定過低、對供應商行為監督缺位、供應商以欺騙的形式弄虛作假、供應商為中標而采取圍標串標等違法行為、供應商產品不滿足要求或者產品質量管控不足、先以低價中標后期要挾調價、供貨不及時或不能按照采購方節奏供貨,這些供應商管理方面失誤造成的損失,一般構成企業最嚴重的經濟損失,存在比較巨大的風險。[2]2.1.3物資驗收風險。物資驗收方面的風險,主要體現在驗收人員粗心大意,對物資驗收責任心不強,敷衍了事。在驗收時,不能好好檢查有沒有存在貨物損失、數量是否齊全、產品質量是否出現問題、同計劃合同是否出現偏差等,出現不合格的物資,是否采取了合理、合規解決方案,發現問題時能否及時反映,驗收人員同供應商勾結隨意簽收,物資驗收管理是現場管理的重要環節,驗收方面的風險也是等級較高的內生風險。2.2外因風險。2.2.1價格風險。價格風險是指為應對市場上的價格波動,但對于價格行情信息掌握不足從而導致采購活動產生損失。主要表現在以下方面內容。一是原材料價格和預算不一致,原材料價格是隨著市場經濟調整而波動,有一定概率會突破預算價格,提高采購成本;二是產品價格波動,主要表現在供應商有串通行為、供應商壟斷政策或社會出現通貨膨脹導致產品價格變高,此風險是企業不能控制的風險,因此一定要注意市場行情,盡量弱化價格變動風險對企業產生的影響。價格風險是被認為等級一般的物資采購風險。[3]2.2.2質量風險。質量風險主要表現在獲得合格產品所面臨的風險。主要表現在:一是供應商對于原材料存在一定性隱瞞,對原材料質量管控不嚴格,對標的物質量帶來影響,從而影響標的物的使用性能;二是標的物不符合質量規定和驗收要求,驗收作業操作不正確,不能發現標的物的缺陷,如內部零件缺少或丟失;三是采購部門對物資產品的升級換代不了解,質量標準采用較低標準或過度追求較低的采購價格,要求不合理的生產周期和供貨時間,一旦不能實現就容易產生較大的經濟損失或衍生工期風險。物資質量風險通常被認為是等級較高的物資采購風險。

      3采取的主要對策措施

      眾多案例證明,物資集中采購往往存在風險,給企業帶來的經濟損失也是難以預計的,物資集中采購還要重視對風險的防范與控制,為了避免和減少經濟損失,企業應該從以下方面加強管理。3.1完善物資集中采購管理制度體系。健全的物資集中采購管理制度體系,是企業科學化、規范化、精細化采購的制度保障,有利于采購目標的實現。3.2規范物資集中采購過程管理。一是規范物資集中采購業務流程,采購業務流程一定要精準化,減少不必要的環節可以有效減少干擾因素,簡化審批程序,采購周期明顯縮短,對工作效率也有顯著提高。二是制定合適的采購方案與策略,集中采購可以利用規模優勢同供應商進行談判,但要嚴格控制采購周期,不能因為集采物資品類繁多和過程復雜就影響施工生產,因此嚴格和準確的生產計劃和物料清單,必須得到有效落實與執行。3.3建構有效的集中采購監督體制。加強采購流程監督,防止在采購過程中出現錯誤,這也是企業物資集中采購降低風險的有效途徑。建立卓有成效的“三公”監督機制,對采購活動所有參與人員進行監督,確保采購過程合規,避免企業經濟效益流失。

      4結論

      綜上所述,物資集中采購是大型施工企業深度挖潛增效的一項重要活動,它不僅降低企業采購成本,更可以通過集中采購獲得穩固的供應鏈,從整體上有利于提高工作效率。但是物資集中采購是一項系統工程,也難免有不足之處,因此對產品把控、價格波動以及采購方式等相關流程必須予以重視,關注產品生產質量和驗收情況,充分實現物資集中采購的管理目標。施工企業物資集中采購是要通過管理不斷去深化,節約采購費用,提高工作效率,最大限度實現采購物資的可靠質量和性能滿足,從而保障施工企業的施工生產。

      參考文獻:

      [1]周益華.大宗物資集中采購的風險管理措施探討[J].中國市場,2016(19):39.

      [2]楊能海.淺析大型施工企業推行物資集中招標采購的優越性[J].房地產導刊,2016(5):86.

      [3]楊洪柱.淺析物資采購企業廉潔風險防控的管理[J].化工管理,2016(1):117.

      作者:王玉東 單位:中鐵九局集團有限公司

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